Politique de confidentialité

Au sens du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD »), du RGPD britannique et des autres lois applicables en matière de protection des données, InvoiceBirds est responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique, sauf dans les cas prévus à l’article 2.

Vous pouvez nous contacter pour toute question relative à la protection de vos données, y compris pour exercer vos droits, à l’adresse help@invoicebirds.com.

Lorsque vous utilisez InvoiceBirds, vous pouvez ajouter des informations concernant vos propres clients et contacts, telles que leurs noms, adresses électroniques et postales, numéros d’identification fiscale, ainsi que le contenu de vos factures, devis, propositions commerciales et contrats (les « Données Client »).

Pour les Données Client, vous êtes responsable du traitement et InvoiceBirds agit en qualité de sous-traitant. Nous traitons les Données Client uniquement pour vous fournir les Services, sur vos instructions documentées et conformément aux dispositions relatives à la protection des données figurant à l’article 13 de nos Conditions d’utilisation.

Si vous êtes le client de l’un de nos utilisateurs et souhaitez exercer vos droits sur les données qu’une entreprise détient à votre sujet dans InvoiceBirds, veuillez contacter directement cette entreprise. Si vous nous contactez, nous lui transmettrons votre demande.

Informations que vous nous fournissez

• Informations de compte : vos nom et prénom, adresse électronique, mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée) et préférence de langue.
• Profil de l’entreprise : le nom, le logo, l’adresse, le numéro de téléphone et le site web de votre entreprise, vos numéros d’identification fiscale et d’immatriculation, les coordonnées bancaires ou de paiement que vous choisissez d’afficher sur vos documents, ainsi que vos paramètres par défaut.
• Abonnement et facturation : votre formule, votre période de facturation, votre adresse de facturation et l’historique de vos transactions. Les données de carte bancaire sont collectées et traitées par notre prestataire de paiement. Nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Échanges : les messages que vous adressez à notre équipe par e-mail, par chat ou en visioconférence, ainsi que vos retours.
• Newsletter : votre adresse électronique et vos préférences d’abonnement.

Données Client

Les informations relatives à vos clients et contacts décrites à l’article 2.

Requêtes adressées à Birdy

Les instructions que vous donnez à Birdy, notre assistant intelligent, et les brouillons que Birdy prépare en réponse.

Informations collectées automatiquement

• Données techniques et de journalisation : adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, pages consultées, pages de provenance, ainsi que les dates et heures de connexion.
• Données d’utilisation : la manière dont vous utilisez les fonctionnalités des Services, afin d’en garantir la fiabilité et de les améliorer.
• Cookies et technologies similaires : dans les conditions décrites à l’article 12.

Informations provenant de tiers

Lorsque vous connectez Stripe pour encaisser des paiements en ligne, nous recevons de Stripe des informations de paiement, telles que le statut, le montant et la date d’un paiement, afin que vos factures puissent être marquées comme payées.

Nous utilisons les données personnelles uniquement pour les finalités suivantes, chacune fondée sur une base légale prévue par le RGPD :

• Créer et gérer votre compte et vous fournir les Services, y compris l’envoi de vos documents ainsi que des relances de paiement et notifications que vous avez activées. Base légale : l’exécution de notre contrat avec vous (article 6.1.b du RGPD).
• Gérer votre abonnement et vos paiements et émettre les factures relatives à nos propres services. Bases légales : l’exécution d’un contrat et le respect de nos obligations légales, notamment fiscales et comptables (article 6.1.c).
• Vous accompagner, y compris pour la migration de vos données sur les formules payantes. Base légale : l’exécution d’un contrat.
• Assurer la sécurité des Services, prévenir la fraude et les abus, et faire respecter nos Conditions. Base légale : notre intérêt légitime à protéger nos utilisateurs et notre activité (article 6.1.f).
• Comprendre l’utilisation des Services et les améliorer, en recourant autant que possible à des données agrégées ou pseudonymisées. Base légale : notre intérêt légitime à développer un meilleur produit.
• Vous adresser des communications de service, telles que des alertes de sécurité ou des modifications de nos conditions. Bases légales : l’exécution d’un contrat et le respect de nos obligations légales.
• Vous adresser notre newsletter et nos actualités produit. Base légale : votre consentement (article 6.1.a) ou, pour nos clients existants et lorsque la loi le permet, notre intérêt légitime à vous informer de services similaires. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
• Respecter la loi, répondre aux demandes légitimes des autorités publiques, et constater, exercer ou défendre nos droits en justice. Bases légales : le respect de nos obligations légales et nos intérêts légitimes.

Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous avons mis en balance cet intérêt avec vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à ces traitements dans les conditions décrites à l’article 11.

Birdy prépare et modifie des documents à partir de vos instructions, en s’appuyant sur les clients, articles, prix et paramètres de taxe enregistrés dans votre compte. Pour ce faire, le contenu de votre requête et les données pertinentes de votre compte sont traités par Birdy et par les prestataires qui assurent son traitement du langage, agissant pour notre compte.

• Birdy agit uniquement à votre demande et uniquement dans votre propre compte.
• Rien de ce que prépare Birdy n’est envoyé à quiconque avant que vous ne l’ayez vérifié et approuvé.
• Birdy ne prend à votre égard aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l’article 22 du RGPD.
• Nous exigeons de ces prestataires qu’ils traitent les données uniquement pour nous fournir leur service, qu’ils en préservent la confidentialité et la sécurité, et qu’ils n’utilisent ni vos requêtes ni les Données Client pour entraîner leurs propres modèles à usage général.

Lorsque vous connectez un compte Stripe pour encaisser les paiements par carte de vos clients, ces paiements sont traités par Stripe, Inc. et ses sociétés affiliées (« Stripe »), conformément à leurs propres conditions et à leur politique de confidentialité. Les données de carte saisies par vos clients sont collectées directement par Stripe et ne sont jamais conservées sur nos serveurs.

Nous ne vendons pas les données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité ciblée. Nous les partageons uniquement dans les cas suivants :

• Nos prestataires, qui hébergent notre infrastructure, acheminent les e-mails, traitent les paiements, fournissent nos outils de support, mesurent l’utilisation des Services et font fonctionner Birdy. Ils agissent sur nos instructions, dans le cadre de contrats écrits comportant des obligations en matière de protection des données.
• Les destinataires de vos documents. Lorsque vous envoyez une facture, un devis, une proposition commerciale ou un contrat, ou que vous partagez un lien, le destinataire voit le contenu que vous avez choisi d’envoyer ainsi que les informations de votre entreprise.
• Nos conseils professionnels, tels que nos avocats, experts-comptables et commissaires aux comptes, tenus à une obligation de confidentialité.
• Les autorités publiques, lorsque la loi, une décision de justice ou une demande légalement fondée l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, les biens ou la sécurité d’InvoiceBirds, de nos utilisateurs ou de tiers.
• Un repreneur, dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement ou de la cession de tout ou partie de notre activité, à condition que vos données personnelles restent protégées conformément à la présente politique. Nous vous en informerons avant que vos données ne soient soumises à une autre politique de confidentialité.

Nous pouvons également partager des informations agrégées ou anonymisées qui ne permettent pas de vous identifier.

Certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et du Royaume-Uni. Lorsque nous transférons des données personnelles vers un pays qui n’est pas reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et l’addendum britannique relatif aux transferts internationaux de données, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant à help@invoicebirds.com.

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique :

• Les données de compte et les Données Client sont conservées tant que votre compte est actif. Lorsque vous supprimez votre compte, nous les supprimons ou les anonymisons dans un délai de 30 jours. Les copies figurant dans nos sauvegardes chiffrées sont écrasées dans un délai supplémentaire de 90 jours.
• Les pièces de facturation relatives à nos propres services sont conservées pendant la durée imposée par les lois fiscales et comptables applicables, qui peut aller jusqu’à 10 ans.
• Les échanges avec le support sont conservés jusqu’à 3 ans après votre dernier contact avec nous.
• Les données de newsletter sont conservées jusqu’à votre désinscription. Nous conservons ensuite uniquement votre adresse électronique dans une liste d’opposition, afin de ne plus vous contacter.
• Les données de journalisation sont conservées jusqu’à 12 mois, sauf si elles sont nécessaires plus longtemps pour enquêter sur un incident de sécurité.

Il vous appartient de conserver vos propres factures et documents professionnels pendant la durée exigée par la loi. Pensez à télécharger les documents dont vous avez besoin avant de supprimer votre compte.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, accidentelles ou illicites, ainsi que contre la divulgation ou l’accès non autorisés. Ces mesures comprennent notamment :

• le chiffrement des données lors de leur transmission, au moyen du protocole TLS avec un chiffrement 256 bits ;
• un accès aux systèmes de production réservé au personnel habilité qui en a besoin, et journalisé ;
• l’authentification à deux facteurs, que vous pouvez activer sur votre compte ;
• des liens de partage qui donnent accès uniquement au document que vous avez choisi de partager.

Aucun système n’est totalement sûr. Si une violation de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous en informerons l’autorité de contrôle compétente et, lorsque la loi l’exige, vous-même, dans les meilleurs délais.

Dans les conditions prévues par la loi applicable, vous disposez du droit :

• d’accéder à vos données personnelles et d’en obtenir une copie ;
• de faire rectifier les données inexactes ou incomplètes ;
• d’obtenir l’effacement de vos données ;
• d’obtenir la limitation du traitement de vos données ;
• de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les faire transmettre à un autre responsable du traitement ;
• de vous opposer à tout moment aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, ainsi qu’à la prospection commerciale ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués auparavant ;
• lorsque le droit français s’applique, de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

Vous pouvez modifier la plupart de vos informations dans les Paramètres, et supprimer votre compte dans les Paramètres, onglet Profil. Pour exercer tout autre droit, écrivez-nous à help@invoicebirds.com. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses, auquel cas nous vous en informerons. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité avant de donner suite à une demande.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans le pays où vous résidez ou travaillez, comme la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France ou l’Information Commissioner’s Office (ICO) au Royaume-Uni. Nous vous serions toutefois reconnaissants de nous permettre de répondre d’abord à vos préoccupations.

Nous utilisons des cookies et technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement des Services, par exemple pour maintenir votre session, protéger les formulaires contre les abus et mémoriser votre choix de langue. Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement.

Nous n’utilisons de cookies de mesure d’audience ou d’autres cookies non essentiels qu’avec votre consentement lorsque la loi l’exige, et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez également bloquer ou supprimer les cookies depuis les paramètres de votre navigateur. Si vous bloquez les cookies strictement nécessaires, certaines parties des Services risquent de ne pas fonctionner.

Nous envoyons des e-mails de service qui font partie des Services, tels que les messages relatifs à votre compte, à la sécurité et à la facturation. Vous pouvez choisir les notifications que vous recevez dans les Paramètres. Nous n’envoyons notre newsletter et nos e-mails commerciaux que dans les conditions décrites à l’article 4, et chacun d’eux comporte un lien de désinscription.

Les Services sont destinés aux professionnels et aux entreprises et ne s’adressent pas aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un mineur nous a communiqué des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.

Les Services peuvent renvoyer vers des sites et services exploités par des tiers, ou s’intégrer à ceux-ci, comme Stripe. Le traitement de vos données par ces tiers est régi par leurs propres politiques de confidentialité, que nous vous invitons à consulter.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La date figurant en haut de la page indique sa dernière modification. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par e-mail ou dans l’application, si possible au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

Pour toute question concernant la présente politique ou vos données personnelles, écrivez-nous à help@invoicebirds.com.